Características do módulo REQUISIÇÕES

O módulo automatiza os processos internos da empresa, e centralizadas solicitações. Para que você possa utilizá-lo, o administrador ou seu líder já configuraram as áreas, fluxos e etapas, sendo assim você deve seguir os fluxos quando possa assumi-los ou quando são atribuídos a você. 

Por que usar o módulo de requisições? 

• Organização e a agilidade nos processos internos;

• Acompanhamento do andamento de cada etapa, checklists da requisição

• Aumenta a produtividade e auxilia na comunicação;

Como acessar? 

Na tela inicial, ao acessar a intranet, você pode configurá-lo para aparecer as requisições que se encontram em sua caixa de entrada e pendentes em sua etapa. 

Pelo menu lateral (esquerdo), você pode encontrar no grupo de módulos Intra Produtividade> Requisições

Funcionalidades 

Dentro do módulo, podemos visualizar alguns botões:

Caixa de Entrada: Onde estão as requisições em sua etapa;

Caixa de Saída: Onde pode visualizar suas requisições criadas; 

Pendentes: Onde ficam as requisições que não foram atribuídas a um colaborador dentro das áreas que estamos inseridos;

Todas: Onde estão todas as requisições que envolvem as áreas que está inserido;

Meus Fluxos: Onde aparece todos os fluxos que estão atrelados às que as áreas que está adicionado;

+ Adicionar: permite adicionar requisições nos fluxos públicos, onde você deverá selecionar a área que o fluxo está adicionado 

Neste caso vamos adicionar uma requisição para a área de almoxarifado, o sistema vai lhe indicar para selecionar o fluxo, assim que selecionado o formulário do fluxo irá aparecer para ser preenchido. 

Após preenchido e salvo, sua requisição foi enviada, existem 3 tipos de aprovação de etapa, neste caso a requisição foi para a caixa de pendências dos colaboradores inseridos área de almoxarifado. 

Dentro de sua requisição, há um cabeçalho onde você pode visualizar as informações da requisição, como o fluxo que ela pertence, a situação atual da requisição, quando foi solicitada e por quem foi criada (solicitante) também podemos visualizar o status do fluxo, quanto tempo está em andamento, a porcentagem que está a evolução da requisição.

Há também dois botões que mostram mais detalhes sobre o fluxo, são eles:

Saber mais sobre o fluxo: Mostra a descrição do fluxo, e as informações de cada etapa.

Pessoas envolvidas: Mostra com detalhes quais colaboradores são participantes e quem é responsável de cada etapa atrelada a uma área.

Ainda dentro da requisição criada, temos algumas opções de ações:

Editar: Permite alterar o formulário preenchido no início. 

Cancelar: Caso a requisição não seja necessária, ou tenha sido aberta de maneira equivocada, você pode cancelar o processo a qualquer momento, o sistema abre uma caixa onde poderá comentar o motivo do cancelamento.

Imprimir: O sistema carrega uma nova página para que você possa imprimir as informações da requisição(caso seja extremamente  necessário imprimir, lembre-se que também é possível salvar em PDF).

Duplicar: Permite criar uma nova requisição no mesmo fluxo com a alteração dos detalhes. 

Anexos: Permite visualizar todos os arquivos anexados ao decorrer da requisição.

Copiar Endereço: Permite copiar o link de acesso a requisição criada 

Dentro da interface da requisição, temos algumas funções:

Anexos: Onde pode adicionar arquivos em anexo, baixar e/ou visualizar os que já foram anexados. Também é possível excluir quando foi anexado por você e ainda não foi atribuído a outro colaborador  

Etapas:  Visualizar as etapas da requisições ao decorrer que é avançado, as etapas vão aparecendo.

Histórico: Toda alteração, comentário, decisão e checklist realizado durante o processo da requisição, ficam salvos no histórico da mesma.

Dentro do módulo, na parte superior (direita) também podemos filtrá-las por: número da requisição, status, fluxo, criado por, atribuído à, previsão de/até, conclusão de/até, criado em/até, e busca por palavra-chave.

Notificações

Este módulo lhe envia notificação por e-mail, globo, e pendências caso uma requisição pendente fique mais de 24 horas, e notificações em push quando habilitado. 

Etiquetas:

Para facilitar a organização das suas solicitações, o módulo de Requisições permite a criação de etiquetas personalizadas. Com elas, cada colaborador pode classificar suas demandas de acordo com sua própria necessidade, tornando o acompanhamento e a localização das requisições muito mais simples.

As etiquetas são de uso exclusivamente individual, ou seja, somente o colaborador que as criou poderá visualizá-las e utilizá-las. Elas não ficam visíveis para outros usuários da plataforma e não alteram o fluxo ou o status da requisição.

Você pode criar etiquetas com qualquer nome que faça sentido para sua rotina, como por exemplo:

• Prioridade: para destacar solicitações que exigem atenção imediata;
• Depois: para identificar demandas que podem ser tratadas em outro momento;
• Aguardando retorno: para requisições que dependem de uma resposta antes de prosseguir;
• Em acompanhamento: para solicitações que precisam de monitoramento constante.

Além de auxiliar na identificação visual das requisições, as etiquetas também podem ser utilizadas como filtro de pesquisa. Dessa forma, é possível localizar rapidamente todas as solicitações associadas a uma determinada etiqueta, tornando a gestão das demandas mais organizada e eficiente.

Essa funcionalidade está disponível diretamente no ambiente de Requisições da intranet e pode ser utilizada sempre que houver necessidade de uma organização personalizada das suas solicitações.

Lembrete: Todo comportamento depende da configuração dos administradores da intranet.

SAIBA MAIS SOBRE O MÓDULO:
Como CRIAR uma ÁREA em Requisições?
Como CONFIGURAR as ETAPAS de um fluxo?
Como CADASTRAR um Fluxo de REQUISIÇÃO?
Como CONFIGURAR um formulário de um Fluxo?
E mais...